SNA-keurmerk (NEN 4400-1/2)

Wat is NEN 4400-1?

De NEN 4400-1 certificering is ontstaan nadat het vergunningenstelsel is verdwenen en is ontworpen voor uitzendbureaus en onderaannemers en richt zicht op de inleners- en ketenaansprakelijkheid, bedoeld om het inlenen van arbeid en het uitbesteden van werk fraudebestendig te maken.  De NEN4400-1 is een keurmerk die geaccrediteerd is bij de SNA (Stichting Normering Arbeid)

De Stichting Normering Arbeid heeft als doel het realiseren van zelfregulering ter voorkoming van fraude en illegaliteit in de uitzendbranche en bij alle vormen van (onder)aanneming van werk. Met het laten uitvoeren van inspecties op basis van de norm en het toekennen van het SNA-keurmerk geeft SNA hieraan invulling.

De SNA heeft als doelstelling om:

• • Beperken risicoaansprakelijkheid van inleners en uitbesteders van werk voor niet afgedragen belastingen en sociale verzekeringspremies;
  • Voorkomen hoge boetes voor inleners en uitbesteders van werk voor het werken met mensen die niet gerechtigd zijn om in Nederland arbeid te verrichten, van wie de identiteit niet is vastgesteld of die een valse identiteit hebben aangenomen;
  • Beheer openbaar register, Register Normering Arbeid, van gecertificeerde en voor certificering aangemelde ondernemingen en sluiten overeenkomsten met inspectie-instellingen;
  • Uniformeren inspecties en laten uitvoeren van inspecties door inspectie-instellingen;
  • Bevorderen certificatie van ondernemingen, die arbeidskrachten ter beschikking stellen en van (onder)aannemers, zodat zij zich in positieve zin onderscheiden van niet-gecertificeerde ondernemingen;
  • Promoten gebruik van het Register Normering Arbeid onder inleners en uitbesteders van werk.

Zo wordt het risico voor de opdrachtgever beperkt. Met het behalen van de certificering toon je aan als uitzendorganisatie of onderaannemer dat je aan je verplichtingen voldoet.

Nieuwe wetgeving en het huidige keurmerk, wat zijn de eisen?

Om de certificering te behalen moeten organisaties voldoen aan de huidige normen van het SNA-keurmerk (NEN 4400). Minimaal 2 keer per jaar worden organisaties in de uitzendsector gecontroleerd. Zo wordt bijvoorbeeld gekeken naar:

• Worden de loonheffingen en omzetbelasting volgens wet- en regelgeving en volledig afgedragen?
• Krijgen medewerkers minimaal het minimumloon en de van toepassing zijnde cao betaald?
• Voldoen de contracten aan de daarvoor gestelde eisen, zijn alle documenten in het personeelsdossier aanwezig?

Als u zich aanmeld bij de SNA  dan komt u tussen de aangemelde ondernemingen te staan. Als je aan de NEN 4400 certificering voldoet dan krijg je een SNA-keurmerk en komt u op de lijst van gecertificeerde ondernemingen op de site van de SNA. Dankzij dit keurmerk lopen opdrachtgevers minder risico op boetes. Je bewijst hier namelijk mee dat je de juiste loonheffingen toepast, dat je belasting afdraagt zoals het hoort. Met het SNA-keurmerk creëer je vertrouwen bij opdrachtgevers.

De eisen uit dit vrijwillige keurmerk zijn de basis voor het toelatingsstelsel vanaf 2026. Het normenkader van het SNA-keurmerk wordt aangescherpt of uitgebreid met de volgende punten:

• Inlenersbeloning
• Registratie uren op werkbriefje van begin- en eindtijden
• Toegang tot eigen gegevens na uitdiensttreding
• Huisvesting van arbeidsmigranten
• Beëdigde vertaling van de arbeidsovereenkomst
• Doorgeven van informatie over veiligheid op de werkplek
• Gelijke kansen bij werving en selectie

We leggen deze begrippen graag uit:

• Wij gebruiken vaker de term inlenersbeloning uit de CAO voor Uitzendkrachten, wat een afgeleide hiervan is. De inlenersbeloning zorgt ervoor dat uitzendkrachten die hetzelfde werk doen als mensen in dienst bij de opdrachtgever gelijke voordelen en salaris krijgen. Deze regeling bestaat momenteel uit 10 punten, waaronder gelijk bruto loon, recht op gelijke onkostenvergoedingen en recht op eindejaarsuitkeringen.

• Het werkbriefje, op papier of digitaal, moet beter gecontroleerd worden of uitzendkrachten juist betaald krijgen. Daarom is het niet langer voldoende om het aantal uur te registreren, maar moet de begin- en eindtijd van de werkdag bijgehouden worden.

• Het is belangrijk dat uitzendkrachten toegang hebben tot hun eigen gegevens, ook na uitdiensttreding. Maak je gebruik van een online portaal? Voor het inzien van zijn of haar gegevens moet een portaal nog een jaar beschikbaar zijn voor het inzien van de loonstroken, jaaropgaven en eigen gegevens.

• Er gaat bij de nieuwe certificering nog beter gecontroleerd worden op passende huisvesting. Huisvesting moet worden aangeboden door een woningcorporatie of gecertificeerde verhuurder. Wanneer je als uitzendorganisatie huisvesting aanbiedt moet je hier apart voor gecertificeerd zijn. Dit kan door middel van een SNF-keurmerk, wat staat voor Stichting Normering Flexwonen.

• De arbeidsovereenkomst moet in een beëdigde vertaling beschikbaar zijn in de taal van de medewerker. Alleen beëdigde vertalers mogen “officiële” vertalingen maken. Zij verklaren dat de vertaling een juiste weergave is van het originele document. Het is belangrijk dat medewerkers weten waar ze voor tekenen.

• Bieden van een veilige werkplek. Het uitzend- of detacheringsbureau moet de informatie rondom veiligheid op de werkplek doorgeven aan de medewerker. Het is belangrijk dat de opdrachtgever deze informatie doorgeeft, hij dient de RI&E op te vragen bij de opdrachtgever, zodat deze kan worden ingezien en gecommuniceerd kan worden met de uitzendkracht/ gedetacheerde. Onder de nieuwe certificering wordt dit actief gecontroleerd.

• De nieuwe Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie is bedoeld om discriminatie in elke vorm tegen te gaan. Het geeft de Nederlandse Arbeidsinspectie mogelijkheden om te controleren op het werving- en selectiebeleid van werkgevers. Ook intermediairs kunnen gecontroleerd worden op hun rol in de werving en selectie voor opdrachtgevers., bijvoorbeeld leeftijd, kleur of geloof mogen niet leiden tot het niet krijgen van een aanstelling.

Wat zijn de verplichtingen?

• Werkgevers moeten een werkwijze hebben, waarin wordt uitgelegd hoe ze voorkomen dat er discriminatie plaatsvindt in het werving- en selectieproces.

• Een vergewisplicht. Laat je als werkgever of intermediair werkzaamheden uitvoeren door een derde partij? Dan moet je ook bij die partij nagaan of er geen sprake is van discriminatie. Dit geldt ook voor geautomatiseerde systemen waar je gebruik van maakt. Je moet je dus zeker weten (je kunnen vergewissen) dat er geen onderscheid wordt gemaakt door organisaties of systemen.

• Een meldplicht voor discriminerende verzoeken. Intermediairs moeten een procedure hebben voor situaties wanneer er een discriminerend verzoek binnen komt. Is er nog steeds sprake van discriminatie na het volgen van de procedure? Dan moet er bij de Arbeidsinspectie een melding worden gemaakt. Iedereen moet zich aan de verplichtingen houden. Uitzendorganisaties en organisaties met 25 medewerkers of meer en moeten de procedures op papier hebben staan. De Arbeidsinspectie kan boetes opleggen wanneer de werkgever zich niet aan de wet houdt. De boete is € 4.500,-. Daarnaast zijn overtredende organisaties inclusief plaatsnaam en de overtreding op een openbare plek te vinden.

Overige verplichtingen vanaf 2026

Naast de uitbreiding van het normenkader van het SNA-keurmerk, zijn er nog enkele andere voorwaarden om toegelaten tot worden vanaf 2026. Dit zijn:

• Waarborgsom van € 100.000,-
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
• Meld- en administratieplicht
• Verhoging minimale stortingspercentage g-rekening naar 35%

We leggen deze extra eisen hieronder verder uit:

• Een waarborgsom van € 100.000,- wordt onderdeel van de toelating. Voor starters is een uitzondering gemaakt. De eerste 6 maanden is de hoogte van de waarborgsom € 50.000,-. Na deze 6 maanden moet de resterende € 50.000,- worden overgemaakt. Er is een manier waarop de waarborgsom kan vervallen:

1. Je hebt al langer dan 4 jaar een NEN 4400 certificering.

ÉN                    Je kunt aantonen dat je de afgelopen 4 jaar medewerkers ter beschikking hebt gesteld.

ÉN                    Je kunt aantonen dat je geen betalingsproblemen met de Belastingdienst hebt gehad.

Wanneer je aan alle bovenstaande eisen voldoet, hoef je deze € 100.000,- niet te betalen. De waarborgsom vervalt na 4 jaar, zo wordt vluchtig ondernemerschap voorkomen. Veel onbetrouwbare bureaus doen dit werk namelijk voor een korte tijd en verdwijnen dan volledig. Met de waarborgsom worden in dat geval achterstallige salarissen en eventuele andere schuldeisers betaald.

• Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verklaring vanuit Justitie. Zij voeren namens de overheid de controle uit. Deze verklaring geeft aan dat de persoon die hem aanvraagt geen verleden heeft met justitie. Of dat de strafbare feiten die de persoon gepleegd heeft niet in de weg liggen voor de functie. Voorbeeld: wanneer je een boete voor te hard rijden hebt gehad, zegt dat niks over je kwaliteiten in de uitzendbranche. Ben je in het verleden in aanraking geweest met justitie voor fraude of afpersing? Dan krijg je geen VOG.

• Er komt een meld- en administratieplicht. Voordat een uitzendkracht aan de slag gaat, moet de opdrachtgever een melding ontvangen dat er sprake is van een terbeschikkingstelling. Dit kan zowel elektronisch als schriftelijk. Ook moet in de eigen administratie een melding staan met de naam van de medewerker en van de inlener. Deze terbeschikkingstelling moet 7 jaar bewaard blijven.

• Het minimale stortingspercentage naar de g-rekening wordt verhoogd. Veel inleners kiezen ervoor om alleen samen te werken met partijen die gebruik maken van een g-rekening. Een g-rekening een manier om aansprakelijkheidsrisico’s te verkleinen. Zo wordt een deel van de factuur niet overgemaakt naar de uitlener, maar naar een aparte rekening die gebruikt wordt om premies e.d. af te dragen. Het minimale stortingspercentage wordt verhoogd van 25% naar 35% van het factuurbedrag (incl. btw).

Wanneer gaat dit alles in:

• 1 januari 2025 gaat de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) van kracht.

• 1 juli 2025 is de uiterlijke datum waarop de aanvraag toelatingsstelsel binnen moet zijn.

• 1 januari 2026 is het verboden om arbeidskrachten ter beschikking te stellen of in te lenen zonder toelating, tenzij er voor 1 juli 2025 een aanvraag is gedaan en je overgangsrecht hebt.

Hoe wordt er gecontroleerd:

De huidige audits voor de NEN 4400-1 certificering vinden 2 keer per jaar plaats. In ongeveer 1 dag worden steekproefsgewijs enkele dossiers gecontroleerd. Een auditor komt naar je organisatie toe en kijkt of deze dossiers o.a.: – Een ID-bewijs bevatten – De juiste cao volgen – De juiste verhogingen van het loon toepassen Door de invoering van het nieuwe toelatingsstelsel wordt de controle uitgebreid en zal daardoor zo’n 3,5 dag in beslag nemen. Ook wordt er meer gekeken naar processen. Bijvoorbeeld: hoe wordt de inschaling bepaald? Hoe krijg je de juiste informatie van de opdrachtgever? Hoe zorg je dat de medewerker veilig kan werken? Nieuw is dat ook de locatie van de opdrachtgever gecontroleerd kan worden. Deze verlengde controle brengt natuurlijk ook extra kosten met zich mee. Hoe hoog deze kosten zijn, is op dit moment nog niet bekend. Wanneer je het certificaat behaald hebt, is het 4 jaar geldig. Je krijgt nog wel 2 controles per jaar. Heb je na 4 jaar continu je certificaat behouden en arbeidskrachten ter beschikking gesteld? Dan kan de waarborgsom vervallen. De overige richtlijnen blijven natuurlijk wel gelden.

Hoe nu verder:

Preventieloont.nl kan je helpen bij het opstarten van een uitzendbureau, of je ontlasten in de administratieve last, wij hebben jarenlange kennis op het gebied van uitzenden, payroll en certificering.