01 mrt Wat is een managementsysteem?
Een managementsysteem helpt een organisatie om zijn doelen te behalen. Door te werken met een systeem heb je voortdurend aandacht voor je doelen.
Een managementsysteem (ook wel zorgsysteem genoemd) is een hulpmiddel om op een systematische en gestructureerde manier de doelen van een bedrijf of organisatie te verwezenlijken. Afhankelijk van het thema van het systeem, spreekt men bijvoorbeeld van een arbozorg-, een veiligheids-, een milieu- of een kwaliteitsmanagementsysteem.
Veel bedrijven werken slechts met één managementsysteem waarin verschillende thema’s zijn opgenomen: een zogenoemd geïntegreerd managementsysteem. De integratie vindt met name plaats op het uitvoerend niveau: in een werkvoorschrift worden kwaliteits-, milieu- en veiligheidsaspecten gecombineerd.
Waarom een managementsysteem?
Een belangrijke aanleiding om een managementsysteem als hulpmiddel te gaan gebruiken is dat dit dwingt om te kiezen tussen dat wat belangrijk is (en dus moet worden geregeld) en dat wat aan het vrije spel der krachten kan worden overgelaten. Voor een onderneming die voor het eerst besluit met een systeem te gaan werken biedt zo’n systeem houvast en uniformiteit. Er zal vaak een externe adviseur bij de eerste opzet zijn betrokken, die de onderneming ondersteunt, zodat deze het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Het werken met een systeem verzekert voortdurende aandacht en bezig zijn met de doelen, waar specifieke aandacht anders snel sneuvelt in de ‘dagelijkse drukte’.
Doelen
De doelen die worden nagestreefd met een managementsysteem kunnen betrekking hebben op kwaliteit van geleverde producten of diensten, maar ook op arbeidsomstandigheden, milieuprestaties, personeel, voedselveiligheid of financiën. Een tendens is het sturen op doelen op basis van de grootte van de risico’s. Naast de bekende negatieve interpretatie van risico (de kans op een ongewenst effect) wordt ook de positieve interpretatie steeds meer gebruikt: de kans op een gewenst effect. Bijvoorbeeld de kans dat een innovatieve onderneming kan worden opgezet.
Uitbouwen managementsysteem
Ondernemingen die al langer werken met een managementsysteem kunnen dit verder uitbouwen. Op die manier past het managementsysteem steeds beter bij het eigen bedrijf en de doelen. Naarmate de ontwikkeling vordert, zal een systeem in zijn opzet steeds eenvoudiger worden: de behoefte aan regulering neemt af, de flexibiliteit neemt toe. Er wordt dan een groter beroep gedaan op de kwaliteiten van de medewerkers.
Het systeem blijft een hulpmiddel. Het is belangrijk in de gaten te houden dat de ‘echte’ doelen voorop blijven staan. Het hulpmiddel pas je hier eventueel op aan. Vaak eisen opdrachtgevers een bepaalde ‘garantie’ door een certificering op het gebied van bijvoorbeeld kwaliteit, veiligheid of milieu. Er dient dan voor gewaakt te worden dat het doel van het invoeren van het managementsysteem niet de certificering wordt. Het doel moet zijn het beheersen en voortdurend verbeteren van de bedrijfsprocessen en de prestaties.
Richtlijnen
Het internationale normeringsinstituut ISO (International Standard Organization) stelt richtlijnen op voor managementsystemen. De ISO werkt zelf ook aan integratie van managementsystemen door middel van de zogenoemde High Level Structure (HLS). In deze HLS zijn de kernelementen en -eisen opgenomen. Deze vormen de kern van alle generieke en specifieke managementsystemen en van de generieke en specifieke richtlijnen.
Aan deze kern (de HLS) kunnen de verschillende normen en richtlijnen worden ‘opgehangen’, zoals bijvoorbeeld de norm voor arbeidsomstandigheden.
De managementsystemen 9001 (kwaliteitsmanagement), 14001 (milieumanagement) en 45001 (gezondheid en veiligheid op het werk) zijn normen waartegen een organisatie zich kan certificeren. Dat betekent dat het bedrijf aantoonbaar aan de eisen van de norm voldoet. Bij sommige richtlijnen, bijvoorbeeld die voor risicomanagement (31000) is certificering niet mogelijk.
In 2021 is de HLS gewijzigd in de Harmonized Structure (HS).
Bron: Praktijkgids Arbeidsveiligheid